Email Archivierung

Barracuda Cloud Archiving Service
Barracuda Message Archiver

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Email Archivierung ist gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen jeder Größe

Barracuda Cloud Archiving Service

Mit Barracuda Cloud Archiving Service können Sie Ihre E-Mails in der Cloud archivieren. Gleichzeitig erfüllen Sie anspruchsvolle Compliance-Anforderungen und können einfach und effektiv auf eDiscovery-Anfragen reagieren. Barracuda eignet sich optimal für Unternehmen, die Cloud-basierte E-Mail-Dienste wie Office 365 verwenden. Archivierte E-Mails werden damit für den jeweils erforderlichen Aufbewahrungszeitraum in einem separaten, sicheren Repository gespeichert, in dem sie vor Manipulation und unerlaubtem Löschen geschützt sind.

Zur Aufbewahrung wird ein Cloud-basiertes indiziertes Archiv erstellt. Dieses ermöglicht detaillierte Aufbewahrungsrichtlinien, umfangreiche Suchvorgänge, Audits, das Festlegen von Berechtigungen, das Erzwingen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie den Export von E-Mails, um einfach auf eDiscovery-Anfrage reagieren zu können. Das Erzwingen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten schützt E-Mails während der Aufbewahrungsfrist vor Manipulationen. Mithilfe von nativen und mobilen Apps mit intuitiver Benutzeroberfläche lassen sich Nachrichten einfach auffinden.

Ob eigner Exchange Server, Online Exchange

oder Office 365, für jedes System nutzbar

Ungeachtet dessen, ob Sie einen eigenen Exchange-Mail-Server hosten oder Office 365 verwenden, bietet Ihnen die Subscription des Barracuda Cloud Archiving Service die einfachste Möglichkeit Ihre sensible Geschäftskommunikation zu schützen und E-Mail-Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Compliance lässt sich mit Barracuda einfach gewährleisten. Zudem können Sie Endbenutzern den schreibgeschützten Zugriff auf archivierte E-Mails erlauben, damit sie diese jederzeit von jedem beliebigen Gerät aus durchsuchen und abrufen können.

Einfacher Zugriff auf archivierte E-Mails

Gewähren Sie Endbenutzern schreibgeschützten Zugriff auf E-Mails, damit E-Mail-Inhalte jederzeit von jedem beliebigen Geräten aus durchsucht und abgerufen werden können. Möglich ist dies über das Internet oder durch die Integration der Lösung in Microsoft Outlook unter Windows bzw. in native Applikationen für MacOS, iOS und Android.

Einhaltung der Aufbewahrungs

Compliance-Anforderungen für E-Mails

Compliance zählt bei vielen Unternehmen mittlerweile zu den Hauptanforderungen. Verstöße gegen unternehmensinterne und behördliche Vorschriften können erhebliche Folgen haben. Dabei ist es wichtig, dass die Richtlinien in allen Bereichen des Unternehmens implementiert werden. Um das Risiko juristischer Folgen zu minimieren, müssen Unternehmen nachweislich sicherstellen, dass der Geschäftsabläufe gemäß den geltenden Vorschriften erfolgen.

Bei den Archivierungs- und Compliance-Lösungen von Barracuda wurde ein richtlinienbasierter Ansatz gewählt, um diese Anforderung zu erfüllen. Das bedarfsgerechte Aufbewahren und Löschen von E-Mails wird damit automatisiert und erzwungen. Mit dem Barracuda Cloud Archiving Service speichern Sie nur tatsächlich erforderliche Daten und nur für die jeweils erforderliche Aufbewahrungsfrist. Zudem können Sie darauf vertrauen, dass Ihre alltäglichen E-Mail-Vorgänge den behördlichen und regulatorischen Compliance-Standards entsprechen. Sollte eine Betriebsprüfung anstehen, können Sie die Einhaltung vertretbarer Richtlinien für das Aufbewahren und Löschen von Daten nachweislich gewährleisten.

Schnelles Reagieren bei gesetzlichen

Aufbewahrungspflichten & eDiscovery-Anfragen

Ergänzend zur E-Mail-Archivierung bietet der Barracuda Cloud Archiving Service eine zusätzliche Ebene für den gesetzlichen Schutz Ihrer E-Mails. Sie können beispielsweise fallspezifisch gesetzliche Aufbewahrungspflichten für ausgewählte Daten erzwingen. Geschützte E-Mails werden in einem manipulationssicheren und von Ihrem betrieblichen E-Mail-Server getrennten Archiv aufbewahrt. Dies stellt sicher, dass es bei Such- und Ermittlungsvorgängen nicht zu Konflikten zwischen der Datenaufbewahrung im Rahmen der betrieblichen Compliance und der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht kommt. Es ist daher einfach, die Richtigkeit und Vollständigkeit der im Einzelfall bereitgestellten Daten zu gewährleisten und die Sorgfaltskette (Chain of Custody) für diese Daten nachzuweisen.

Unternehmen können umgehend auf jegliche eDiscovery-Anfragen reagieren. Öffentliche Einrichtungen sind in der Lage, schnell auf Anfragen im Rahmen der Informationsfreiheit (Freedom of Information) zu reagieren. Zudem lassen sich Daten für juristische Ermittlungen bei Bedarf sofort aufbewahren.

Features & Preise Barracuda Cloud Archivierung

1 Jahr Service

Cloud Archiving
EUR22/pro User
  • Artikelnummer: BCASI100a-c12
  • Preis für bis zu 250 User
  • inkl. Barracuda Cloud Archiving Service Account BCASI001a
  • Preis exkl. 20% MwSt.

3 Jahre Service

Cloud Archiving
EUR62/pro User
  • Artikelnummer: BCASI100a-c36
  • Preis für bis zu 250 User
  • inkl. Barracuda Cloud Archiving Service Account BCASI001a
  • Preis exkl. 20% MwSt.

5 Jahre Service

Cloud Archiving
EUR99/pro User
  • Artikelnummer: BCASI100a-c60
  • Preis für bis zu 250 User
  • inkl. Barracuda Cloud Archiving Service Account BCASI001a
  • Preis exkl. 20% MwSt.
100 Prozent Cloud-basiert

Der Barracuda Cloud Archiving Service ist zu 100 Prozent Cloud-basiert. Jegliche Hard- oder Software-Installation erübrigt sich. Aufgrund der kosteneffektiven Abrechnung pro Benutzer zahlen Unternehmen nur für die tatsächlich Nutzung.

Leistungsfähige Suche

Barracuda Cloud Archiving Service erstellt ein indiziertes Archiv für umfangreiche Suchvorgänge und Audits. Sie können damit Berechtigungen festlegen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erzwingen, E-Mails exportieren, auf eDiscovery-Anfragen reagieren und für eine sichere Aufbewahrung sorgen. Benutzerfreundliche Suchfunktionen ermöglichen es den Benutzer nicht nur, auf einfache Weise nach E-Mails zu suchen, sondern bei eDiscovery-Anfragen auch erweiterte boolesche Suchstrategien anzuwenden.

Einfacher Zugriff

Der Barracuda Cloud Archiving Service bietet Unternehmen ein leistungsfähiges Microsoft Outlook-Add-in, das Benutzern den einfachen Zugriff auf archivierte E-Mails ermöglicht. Mithilfe von mobilen Applikationen für Android- und iOS-Geräte können Benutzer jegliche gesendeten oder empfangenen E-Mails über ihr mobiles Gerät suchen, herunterladen und beantworten, selbst wenn die Mails auf dem Server gelöscht wurden. Da alle E-Mails indiziert sind, erfolgt die Suche oft erheblich schneller als mit herkömmlichen nativen mobilen E-Mail-Applikationen. Auch die Trefferquote ist deutlich höher. Benutzer können E-Mails weiterleiten, beantworten und erneut an sich selbst senden.

Web-basiertes Management

Mit Barracuda Cloud Control können Sie E-Mail-Archive, Backups und Securityeinstellungen über eine einfache Weboberfläche konfigurieren, managen und überwachen. Barracuda Cloud Control beinhaltet nicht nur den Cloud Archiving Service, sondern stellt Ihnen auch eine zentrale Konsole für die Administration aller Barracuda-Produkte und -Services einschließlich lokaler Appliances zur Verfügung.

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Zur Aufbewahrung wird ein Cloud-basiertes indiziertes Archiv erstellt. Dieses ermöglicht detaillierte Aufbewahrungsrichtlinien, umfangreiche Suchvorgänge, Audits, das Festlegen von Berechtigungen, das Erzwingen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie den Export von E-Mails, um einfach auf eDiscovery-Anfrage reagieren zu können. Das Erzwingen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten schützt E-Mails während der Aufbewahrungsfrist vor Manipulationen. Mithilfe von nativen und mobilen Apps mit intuitiver Benutzeroberfläche lassen sich Nachrichten einfach auffinden.

Speicherung im Standardformat

Der Barracuda Cloud Archiving Service speichert archivierte E-Mails in einem Standard-E-Mail-Format. Unternehmen können die gespeicherten Archivdaten dadurch einfach in das PST- oder EML-Format exportieren. Zudem besteht die Möglichkeit, den gewünschten Inhalt an einen Exchange-Server weiterzuleiten.

On-Premises und Cloud-E-Mail

Der Barracuda Cloud Archiving Service trägt bei Verwendung in  Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, und anderen lokalen, Cloud- oder Hybrid-Umgebungen auf einfache und effektive Weise dazu bei, die Compliance zu erfüllen und auf eDiscovery-Anfragen zu reagieren. Endbenutzer können E-Mails jederzeit über beliebige Geräte effektiv durchsuchen und abrufen. Unterstützt wird dies auch durch benutzerfreundliche mobile Anwendungen.

PST-Management

Der Barracuda Cloud Archiving Service beinhaltet eine Vollversion von PST Enterprise. Automatisieren Sie die Migration von E-Mails aus unzähligen, verteilten PST-Dateien in Ihren Office 365-E-Mail-Speicher. PST Enterprise ermöglicht die systematische Ermittlung von PST-Dateien innerhalb Ihres Unternehmens. Der Eigentümer der PST-Dateien wird dabei automatisch identifiziert, selbst wenn die Dateien kennwortgeschützt sind. Falls als Eigentümer ein Mitarbeiter identifiziert wird, der das Unternehmen verlassen hat, kann die Zuordnung auch aufgehoben werden. Die ermittelten Daten lassen sich je nach Alter und Gültigkeit importieren, an Ort und Stelle löschen oder zum Barracuda Cloud-Archiv migrieren. Schließlich haben Administratoren die Möglichkeit, PST-Dateien automatisch zu löschen. Zudem können Sie, nachdem alle PST-Dateien importiert wurden, mit PST Enterprise im Rahmen des Cloud Archiving Service das Erstellen neuer PST-Dateien deaktivieren.

Barracuda Message Archiver

Archivierung im eigenen Rechenzentrum

Der Barracuda Message Archiver verringert den kostspieligen Speicherplatzbedarf auf E-Mail-Servern, erhöht die Server-Nutzungsdauer und reduziert die Kosten. Die Notwendigkeit für Benutzer ihre E-Mails lokal in PST-Dateien zu archivieren entfällt und die IT-Abteilung erhält mehr Kontrolle bezüglich der Verfolgung und Aufbewahrung von Nachrichten. Der Barracuda Message Archiver verfügt über umfassende Funktionen für die Indizierung, die Vergabe von Berechtigungen, die Suche, die Aufbewahrung zu juristischen Zwecken, die Prüfung und den Export, mit denen alle eDiscovery-Anfragen schnell und einfach erledigt werden können. Die Appliance unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften die Archivierung und Abrufen von Nachrichten beinhalten. Der Barracuda Message Archiver verringert den kostspieligen Speicherplatzbedarf auf E-Mail-Servern, erhöht die Server-Nutzungsdauer und reduziert die Kosten. Die Notwendigkeit für Benutzer ihre E-Mails lokal in PST-Dateien zu archivieren entfällt und die IT-Abteilung erhält mehr Kontrolle bezüglich der Verfolgung und Aufbewahrung von Nachrichten.

Features & Preise Message Archiver

bitte kontaktieren Sie unser Team
office@mental.at

Auszug aus gesetzlichen Bestimmungen zur Email Archivierung

Kurzer Auszug aus den wichtigsten österreichischen Gesetzen, die für die Archivierung elektronisch übermittelter Geschäftsdokumente relevant sind.

BAO § 131 (3)

Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden. Wer Eintragungen in dieser Form vorgenommen hat, muss, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.

BAO § 132 (2)

Hinsichtlich der in Abs. 1 genannten Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

UGB § 190 (5)

Der Unternehmer kann zur ordnungsmäßigen Buchführung und zur Aufbewahrung seiner Geschäftsbriefe (§ 212 Abs. 1) Datenträger benützen. Hierbei muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der in § 212 Abs. 1 genannten Schriftstücke auch die urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit gewährleistet sein. Werden solche Schriftstücke auf elektronischem Weg übertragen, so muss ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein. Soweit die Schriftstücke nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

UGB § 212 (1)

 Der Unternehmer hat seine Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihm gemäß § 189 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. (2) Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahrs an, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist.

UGB § 216

Wer Eintragungen oder Aufbewahrungen in der Form des § 189 Abs. 3 vorgenommen hat muss, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, die benötigte Anzahl ohne Hilfsmittel lesbarer, dauerhafter Wiedergaben beibringen.

UStG § 11 (2)

Als Rechnung im Sinne des Abs. 1 gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Hierunter fallen Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen und Frachtbriefe. Die nach Abs. 1 erforderlichen Angaben können auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird. Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen erfüllt sind. Stellt der Unternehmer Rechnungen gemäß Abs. 1 und Abs. 1a aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; das gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird. Auf die Durchschriften oder Abschriften ist § 132 Abs. 2 der Bundesabgabenordnung anwendbar. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen muss für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein.